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La digitalizzazione dei documenti: una necessità prioritaria !

Tutti, durante una giornata di lavoro, abbiamo stampato un documento che abbiamo buttato nel cestino 5 minuti dopo perché il destinatario l’aveva già o non ne aveva bisogno.
Nel nostro quotidiano compiere azioni a minore impatto ambientale e ridurre ogni occasione di spreco di risorse è diventato un dovere, e la gestione della documentazione in un ottica di risparmio e ottimizzazione è uno degli argomenti trattati dalle norme ISO. (vedi Capitolo 7 – ISO9001/ISO14001)

 

Tutto cominciò qui !!

Una corrispondenza persa tra due servizi… Una firma dimenticata in una procedura che rinvia l’approvazione del dossier… Un documento lasciato sotto una pila di documenti, in attesa di essere approvato… Numerosi esempi che ricordano il limite della condivisione delle informazioni in una organizzazione.
Che tu sia commerciale, responsabile informatico, assistente di direzione o dirigente, ogni giorno hai bisogno di condividere, trasmettere, firmare, o far approvare dei documenti.

La digitalizzazione della documentazione è il fattore determinante per una condivisione semplice e affidabile dell’informazione. E lo strumento che ne garantisce la semplicità di esecuzione.

Prendiamo l’esempio di una richiesta di ferie: stampate il documento, lo compilate come da procedure (che avete stampato?), andate nell’ufficio del vostro responsabile per la firma.

Primo ostacolo: il vostro responsabile è assente.

Lasciate il documento sulla scrivania, la persona lo guarderà al suo rientro (se nessun altro documento nel frattempo si accumulerà sopra).

E se il vostro responsabile fosse stato presente alla sua scrivania?

Lo avrebbe guardato non appena avrebbe avuto tempo, e una volta firmato avrebbe consegnato il documento alla persona incaricata per l’approvazione finale, ad esempio dirigente preposto o il responsabile delle Risorse umane.

Sappiamo tutti che i nostri collaboratori, colleghi o responsabili, qualunque sia la loro funzione nell’azienda, spesso non hanno il tempo di lavorare sui nostri documenti che sottoponiamo, in quanto molto impegnati nel loro lavoro quotidiano, e che i documenti in attesa di monitoraggio, lettura o firma si accumulano.

 

La digitalizzazione rappresenta :

– la garanzia che il documento venga ricevuto dal corretto destinatario e perfettamente integrato nel circuito di approvazione (Gestione dei ruoli)
– la garanzia che il vostro documento sarà trattato entro il termine fissato (con le allerte e notifiche via mail)

 

Finita l’epoca delle stampe su A4 inutilmente lasciate sulle scrivanie, e i foglietti volanti persi tra due dossier.

La digitalizzazione riduce lo spreco di carta, facilita il monitoraggio di un documento, coinvolge tutte le persone implicate nel circuito di approvazione, riduce l’impatto ambientale.

La digitalizzazione facilita il vostro lavoro quotidiano, l’efficenza globale dell’impresa e aiuta l’ambiente.

NON chiedetevi come sarà il pianeta domani, fate gesti responsabili durante la giornata.

Tocca a voi decidere !

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