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gestione processi

In questo articolo vi parlo di un fondamentale principio della gestione della qualità: l’approccio dei processi. Scopri come la mappatura e i fogli di processo soddisfano i requisiti degli standard ISO.

Un passo indietro 

Crozier e Friedberg in “Actors and Systems” propongono una teoria secondo la quale gli attori di un’organizzazione possono sviluppare strategie comportamentali secondo interessi personali che talvolta possono entrare in conflitto con quelli dell’organizzazione. Da questa premessa ci si può chiedere come far sì che le intenzioni di questi attori siano in linea con quelle dell’organizzazione.

L’approccio per processi 

La stragrande maggioranza delle aziende e delle attuali amministrazioni sono ancora organizzate in silos. Ciascun componente di queste organizzazioni opera in modo autonomo, con flussi comunicativi e informativi spesso inefficaci per la loro insufficienza o qualità (informazione faziosa, parziale, obsoleta, ecc.). In questo contesto in cui gli attori non sono consapevoli di essere parte di un sistema, di un progetto globale, sembra normale che ognuno miri, consciamente o inconsapevolmente, ai propri interessi.

L’approccio per processi, principio fondamentale della gestione della qualità, si propone di decompartimentare questi silos in una visione più dinamica e trasversale dell’organizzazione. Fin dalle ultime versioni degli standard ISO e HLS (High Level Structure), questo approccio per processi è stato uno dei pilastri dei sistemi di gestione QHSE. Pertanto «L’organizzazione deve stabilire, attuare, aggiornare e migliorare continuamente un sistema di gestione della qualità – ambiente – sicurezza, compresi i processi necessari e le loro interazioni…» (Capitolo 4.4 delle norme ISO 9001, 14001 e 45001).

Mappatura dei processi

Vediamo come la mappatura dei processi e le schede dei processi soddisfano i requisiti delle normative ISO e guida il tuo team verso il raggiungimento di obiettivi comuni.

La mappatura dei processi è una rappresentazione grafica dell’organizzazione. È uno strumento che fornisce un chiaro quadro sulle attività dell’organizzazione ed è un mezzo efficace per identificare le responsabilità e i ruoli all’interno dell’attività aziendale e che permette per ogni processo di avere maggiore consapevolezza rispetto agli obiettivi e ai risultati da raggiungere (risposta alle esigenze) e di ciò che gli altri processi forniscono (fornitori interni o esterni). Per spiegarlo diversamente, la mappatura dei processi, con le relative schede di processo, consentono di facilitare la comprensione del concetto di cliente interno, che può essere un potente motore di miglioramento continuo.

Le schede di processo forniscono un unico documento con le informazioni essenziali di un processo quali (requisiti della norma ISO 9001):

  • L’input richiesto e l’output atteso
  • La sequenza e le interazioni di questi processi
  • I criteri e i metodi necessari per garantire l’efficace funzionamento e controllo di tali processi
  • Le risorse necessarie per questi processi
  • Le responsabilità e le autorità per questi processi
  • I rischi e le opportunità

Consolidando tutte queste informazioni in un unico luogo, le schede di processo consentono di controllare le modifiche apportate al sistema di gestione. Grazie a queste, infatti, è possibile anticipare l’impatto di un cambiamento operato in un processo su altri processi, sulle risorse, sulle responsabilità…

La mappatura dei processi e le relative schede di processo sono quindi strumenti efficaci per avere una visione dinamica dell’organizzazione, avviando la nozione di cliente interno e anticipando meglio i cambiamenti.

Per questo SymaleaN ha creato la nuova funzionalità “Processo”, nel modulo di guida, per soddisfare le esigenze aziendali e organizzative. 

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