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La digitalisation des documents : une impérieuse nécessité !

 

Nous avons tous un jour imprimé un document qui s’est retrouvé 5 minutes après à la corbeille car le destinataire l’avait déjà en sa possession ou en n’avait pas besoin.

Dans notre quotidien où éviter tout gaspillage est un impératif, la gestion de la documentation est devenue une procédure prioritaire visée par les normes ISO. (cf. : Chapitre 7 – ISO9001)

 

C’est ici que commence la folle histoire du papier !

 

Un courrier perdu entre deux services … Une signature oubliée dans une procédure qui reporte la validation du dossier … Un papier qui traîne dans une bannette en attendant d’être approuvé … De nombreux exemples qui rappellent la limite du partage des informations dans une organisation.

 

Que vous soyez commercial(e), responsable informatique, assistant(e) de direction ou dirigeant(e), chaque jour vous avez besoin de partager, transmettre, signer, ou faire approuver des documents.

A moins d’avoir une personne qui s’occupe de transmettre aux personnes concernées vos documents, vous devez le faire vous-même (quand vous y penser !).

 

La digitalisation de votre documentation est la clé pour un partage simple et fiable de l’information.

 

Prenons l’exemple d’une demande de congé : vous imprimez le papier, le remplissez comme il se doit, vous allez voir votre responsable de service pour qu’il ou elle la signe.

Première barrière : Votre responsable est absent(e).

Vous posez la feuille sur son bureau, il ou elle la regardera à son retour (si aucune autre feuille vient se poser dessus).

Et si votre responsable avait été présent(e) à son bureau !

Il ou elle la regarderait à un moment dans la journée, et remettrait le document à la personne suivante concernée pour validation (quand il ou elle aurait l’occasion de sortir de son bureau) c’est-à-dire le ou la Responsable RH. Si cette personne est aussi absente, sa porte de bureau fermée, soit le papier retourne sur son propre bureau, soit le document est glissé dans une bannette…

 

Nous savons tous que nos collaborateurs, homologues ou responsables quel que soit leur fonction au sein de l’entreprise, ne nous attendent pas pour recevoir un document, qu’ils sont très occupés par leur travail quotidien, et que les documents en attente de traitement s’accumulent.

 

La digitalisation c’est :

 

– la certitude que votre document est réceptionné par le bon destinataire et parfaitement intégré à un circuit de validation (Gestion des rôles)

– la certitude que votre document sera traité ans les délais grâce (Alertes et notifications par mail)

 

Terminé les impressions inutiles qui traînent sur les bureaux, les feuilles volantes perdues entre deux chemises.

La digitalisation réduit le gaspillage du papier, simplifie le traitement d’un document, et responsabilise chaque personne présente dans le circuit de validation.

La digitalisation simplifie votre quotidien au travail et améliore votre environnement.

 

Ne vous demandez PAS à quoi ressemblera notre planète demain, faites juste les bons gestes.

 

A vous de décider !

 

 

 

 

 

 

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