¡Aquí es donde comienza la loca historia del papel!
Una carta perdida entre dos departamentos... Una firma olvidada en un procedimiento que retrasa la validación del archivo... Un papel que está tirado en una pancarta esperando ser aprobado... Numerosos ejemplos que recuerdan el límite del intercambio de información en una organización.
Ya sea un vendedor, un gerente de TI, un asistente ejecutivo o un ejecutivo, todos los días necesita compartir, transmitir, firmar o hacer que se aprueben documentos.
A menos que tenga a alguien que se encargue de transmitir sus documentos a las personas interesadas, debe hacerlo usted mismo (¡si lo piensa!).
La digitalización de la documentación es la clave para compartir información de forma sencilla y fiable.
Tomemos el ejemplo de una solicitud de licencia: imprimes el papel, lo llenas según sea necesario y vas a ver al gerente de tu departamento para que lo firme.
Primera barrera: su gerente está ausente.
Pones la sábana sobre su escritorio y él o ella la mirará cuando regrese (si no hay ninguna otra sábana sobre ella).
¡Y si su gerente hubiera estado presente en su oficina!
Lo examinaría en algún momento del día y entregaría el documento a la siguiente persona interesada para que lo validara (cuando tuviera la oportunidad de salir de su oficina), es decir, al director de recursos humanos. Si esta persona también está ausente, se cierra la puerta de su oficina, el documento vuelve a su escritorio o se coloca el documento en una pancarta...
Todos sabemos que nuestros empleados, homólogos o gerentes, independientemente de su función dentro de la empresa, no esperan a que recibamos un documento, que están muy ocupados con su trabajo diario y que los documentos que esperan ser procesados se van acumulando.
La digitalización significa:
— la certeza de que su documento lo recibe el destinatario correcto y está perfectamente integrado en un circuito de validación (gestión de funciones)
— la seguridad de que su documento se procesará a tiempo gracias a (Alertas y notificaciones por correo electrónico)
No más impresiones inútiles tiradas en los escritorios, hojas sueltas perdidas entre carpetas.
La digitalización reduce el desperdicio de papel, simplifica el procesamiento de documentos y empodera a todos los presentes en el circuito de validación.
La digitalización simplifica su vida laboral diaria y mejora su entorno.
No te preguntes cómo será nuestro planeta mañana, simplemente haz lo correcto.
¡Tú decides!
