Lier les composantes d’une organisation, un facteur clé de succès

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Utiliser une solution comme SymaleaN permet de centraliser l’ensemble des informations utiles, dans un même logiciel, auquel tous les acteurs du système peuvent avoir accès. Ainsi, tous, ont à disposition l’ensemble des données, dont ils ont besoin pour piloter leurs activités, réaliser leurs tâches ou tout simplement pour s’informer. L’ensemble des acteurs travaillent sur une même base, mise à jour en temps réel. Chaque formulaire est renseigné de manière collaborative évitant ainsi les problèmes liés à la gestion des versions des enregistrements en circulation. Ainsi, faire le lien entre les différentes fonctionnalités permet de s’assurer que chacun dispose de la bonne et de la même information, au moment où il en a besoin.

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Trop souvent chacune des composantes du système de management dispose de son propre plan d’actions, voire de son propre registre des non-conformités. Ainsi l’un est consacré à la qualité, un autre à l’environnement, …

Or, il est plus pertinent de consolider l’ensemble de ces enregistrements, quelques soit leur domaine, en un seul point et de gérer par exemple l’ensemble des actions de l’organisme dans un seul registre.

Consolider en une même solution l’ensemble de ces éléments, permet d’abord d’avoir une vision globale des évènements survenus au sein de l’organisme et des actions engagées mais également de créer des synergies entre les processus, entre les domaines d’expertise.

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Gérer l’ensemble dans ces enregistrements (actions, NC, Audits, DUER, Accident de travail…) dans une même solution permet également de garantir leur traçabilité. Dans des systèmes souvent complexes, il est essentiel de pouvoir suivre efficacement ses enregistrements, retrouver et analyser facilement leur origine.

Imaginons qu’à la suite d’un accident de travail, vous souhaitiez engager une action corrective. Avec SymaleaN, vous êtes en mesure de créer cette action directement depuis le formulaire d’accident. L’action est alors automatiquement déversée dans le registre global des actions. Le lien est alors fait à la fois depuis le formulaire d’accident de travail, sur lequel il est possible de suivre l’ensemble des actions engagées à partir de celui-ci, mais le lien est également visible depuis la fiche action sur laquelle l’origine est mentionnée. La logique sera la même avec le Document Unique, les Objectifs stratégiques et opérationnels, les Enjeux, les Parties Intéressées…

Ce ne sont que des exemples, mais il est facile d’imaginer l’intérêt majeur de pouvoir faire instinctivement le lien entre toutes les composantes d’un système de management et ce que cela peut apporter en termes de pilotage des processus.

Faire le lien entre chaque composante d’une organisation, permet de garantir l’accès et l’utilisation des bonnes informations, de créer des synergies entre des domaines d’expertise souvent cloisonnés et d’identifier facilement l’origine de chaque enregistrement. C’est un réel facteur de clé de succès pour un système de management efficient.

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