Que vous soyez une PME, une grande entreprise ou une administration publique, vous évoluez dans un environnement complexe et volatile. Ainsi, tant pour atteindre vos objectifs, que pour vous améliorer de manière continue ou encore pour gérer efficacement vos risques et opportunités, vos parties intéressées ou vos plans d'actions, la digitalisation de votre organisation est un enjeu majeur.
Aujourd'hui, et ce comme dans la plupart des organisations, les informations sont remontées dans votre système via des formulaires papiers. Il vous faut alors gérer les versions de ces documents, leur accessibilité ainsi que leur disponibilité.
Lorsque des informations sont remontées (non-conformités, proposition d'actions…), elles sont généralement déposées dans une bannette ou scannées pour être envoyées à une personne souvent chargée de les ressaisir dans un autre formulaire de type tableur. Avec un système non digitalisé, la gestion des informations n’est pas efficiente puisqu’il faut impérativement avoir recours à une double saisie.
Une fois enregistrées, les informations présentes dans votre système doivent être traitées et analysées pour alimenter la démarche d'amélioration continue. Ces mêmes informations sont souvent en lien avec d’autres composantes de l’organisation. Par conséquent, sans un système digitalisé, il est éminemment complexe d’assurer les liaisons entre les différentes informations et ainsi créer une synergie entre elles.
Une fois traitées, ces informations doivent être conservées, archivées puis parfois supprimées. Cela nécessite une organisation parfois complexe pouvant être source d’erreur, nécessitant du temps parfois des pièces dédiées. Ces informations doivent également être diffusées tout au long du processus, de la déclaration à la suppression. Cette tâche est souvent laborieuse : scan successif de documents, envoi manuel d’email pour notifier les parties intéressées.
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