Application de Gestion Électronique des Documents
Traitez, gérez et partagez vos documents facilement sur une plateforme collaborative.
Toutes les fonctionnalités
Indexation des documents
Indexez vos documents par type, par processus et par catégorie pour faciliter la recherche
Archivage
Gérez votre politique d’archivage des documents en fonction de leur catégorie et automatisez le flux
Cycle de vie des documents
Visualisez l’historique des documents et de leurs événements associés
Codification automatique
Paramétrez la codification automatique des documents en fonction de leur catégorie et de leur processus
Droits d'utilisateurs
Gérez les droits de visualisation et de modification par utilisateur et par rôle
Signature électronique
Signez directement vos documents QHSE sur la plateforme SymaleaN
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Un logiciel conforme aux exigences normatives
SymaleaN propose une Gestion Electronique des Documents conforme aux différents référentiels normatifs.
Une gestion simplifiée et automatisée
Le module gère la codification et l’indexation automatique des documents afin de garantir la mise à disposition des dernières versions. Le paramétrage simplifié des workflows offre une fluidification de vos circuits de validation.
À partir de 5,20€ H.T/mois par utilisateur
Document Unique
L’évaluation des risques professionnels (EvRP) et l’élaboration d’un document unique (DUER) est une obligation légale pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
- Le logiciel d’évaluation des risques du document unique de SymaleaN vous permet de gérer le document unique sur un ou plusieurs sites. Grâce à la configuration simplifiée des seuils, la notation des «risques initiaux» ou des «risques réels» peut être adaptée aux différentes méthodes de travail des organisations (gravité, fréquence, probabilité, etc.).
- L’identification du «risque réel» dans SymaleaN est obtenue grâce à la gestion des méthodes de prévention, du niveau de contrôle et du taux d’accidents synchronisés avec la déclaration des incidents et accidents.
- La réalisation de l’évaluation dans le logiciel permet de générer le document unique des risques au format PDF, de signer électroniquement le document unique via un circuit de validation et également de l’archiver électroniquement.
Détail de la fonctionnalité
Enregistrez vos risques
Intégrez vos risques et identifiez-les grâce à des listes préconfigurées: familles de risques, critères de difficultés, etc. Vous pouvez également affecter les articles correspondant au risque. Lier les icônes de danger vous permettra de générer la carte de travail. Vous pouvez lier tous vos fichiers.
Créez ou importez vos zones et phases de travail
Structurez votre organisation à l’aide d’un diagramme arborescent avec des dossiers pour les espaces de travail, les threads, les phases de travail, etc. Cette répartition structure votre organisation, son fonctionnement et facilite la cartographie des activités de vos équipes. Lors de la sélection du poste lié à la phase de travail, les risques sont synthétisés par poste et par salarié.
Reliez les risques aux phases de travail.
Évaluez vos risques professionnels
Analysez vos risques professionnels
L’évaluation initiale des risques se fait directement sur la plateforme. Dans chaque phase de travail, vous devez indiquer les critères de qualification et les seuils que vous avez préalablement configurés (gravité, exposition, probabilité, etc.).
Intégrer les méthodes de prévention existantes et les méthodes de prévention planifiées, ainsi que leur niveau de contrôle, pour générer le niveau de risque réel.
La synchronisation entre accidents et incidents de sécurité permet d’obtenir une évaluation dynamique des risques grâce à la pondération d’un indice automatique de «taux de sinistres». L’intérêt d’une solution logicielle réside dans la mise à jour automatique des éléments. Par exemple, mettre à jour un risque implique de le mettre à jour directement dans les zones et les phases de travail du DUER.
Gérer le plan d'actions
SymaleaN vous permet de gérer le plan d’actions lié au document unique et la mise en œuvre des contrôles opérationnels. Ces actions sont incluses dans le plan d’action général. Toutes les actions peuvent être attribuées à un superviseur et une date limite peut être définie. Le système de notification alerte le superviseur qu’une nouvelle action doit être entreprise et lui rappelle également l’expiration des délais.
Les actions sont finalisées grâce à la vérification de leur efficacité à travers une fonction de notre logiciel.
Les rapports des actions peuvent être consultés en temps réel pour visualiser leur statut ainsi que leur origine.
Générez ou modifiez un seul document PDF
Générez ou modifiez le document unique d’évaluation des risques en PDF
Le document unique de sécurité peut être généré au format PDF pour différentes vues possibles (document unique de risques par zone, par phase de travail, par avarie, etc.). À l’aide d’une fonction d’édition, vous pouvez définir une date de mise à jour spécifique pour le document unique de sécurité et lui attribuer un circuit de validation de flux de travail pour le signer. Un historique des versions est disponible pour gérer leur traçabilité.
Surveillez les moyens de prévention
Il y a un onglet des moyens de prévention permettant de sauvegarder les moyens de prévention existants et de suivre l’évolution des contrôles opérationnels prévus. Modifier l’état d’un contrôle opérationnel implique de modifier en temps réel la notation DUER.
Risques chimiques
L’évaluation des risques professionnels (EvRP) est une obligation légale pour toutes les entreprises quelles que soient leur taille. L’évaluation des produits chimiques est concernée par cette obligation.
- Le logiciel SymaleaN, traite et accompagne chaque organisation dans l’inventaire de ses produits chimiques, de leurs identifications, du suivi de leurs consommations, jusqu’à l’évaluation des risques chimiques dans le Document Unique d’Evaluation des Risques.
Détail de la fonctionnalité
Inventorier vos produits chimiques
La fiche produit intègre les notions d’identification du nom, du fabricant, du revendeur. La classe d’usage est renseignée grâce à une base pré-paramétrée INRS.
Chaque fiche intègre la fonctionnalité d’importation de la Fds (Fiche de données sécurité) ainsi qu’un suivi de validité.
Affecter les dangers
Grâce à une base pré-paramétrée INRS, sélectionnez simplement les phrases de risques et les conseils de prudence.
Afin de générer de façon automatique la fiche produit, la fonctionnalité du logiciel propose : la sélection des pictogrammes associés (dangers, équipements de protection), l’importation de l’étiquette produit, l’enregistrement des premiers secours, des mesures de lutte contre l’incendie et des protections de l’environnement.
Enregistrer les consommations au poste
Déclarez vos consommations à chaque poste de travail et à chaque activité. Un interfaçage automatique avec le module « Document Unique » garantit la prise en compte du produit chimique dans l’évaluation des risques.
Générer les fiches « produits chimiques » en PDF
Générez de façon automatique vos fiches produits en PDF avec votre logo, les pictogrammes associés : au danger, à la protection des salariés et de l’environnement ; ainsi que le circuit de validation du produit chimique.
Une historisation des fiches et de leur indiçage garantit une traçabilité complète des produits chimiques et de leur utilisation.
Valider les produits chimiques par circuit de validation électronique (workflow)
Un circuit de validation électronique type workflow permet de valider l’intégration et les modifications liées à l’utilisation du produit chimique.
Le module facilite également la communication sur les caractéristiques du produits chimiques et des protections liées au produit.
Incidents – Accidents
La déclaration et l’analyse des accidents de travail est une obligation du code du travail pour toutes les organisations quelles que soient leur taille.
- La fonctionnalité SymaleaN, accompagne les organisations dans le traitement de ces événements à travers un logiciel intuitif et performant.
- Celui-ci intègre les outils nécessaires pour la réalisation des analyses (l’arbre des causes, 7M) et possède une fonctionnalité de circuits de validation (de la déclaration à la clôture de l’événement).
Détail de la fonctionnalité
Déclaration des événements sécurité
Les formulaires de déclaration intègrent différents types d’événements tels que les accidents avec ou sans arrêt, les accidents bénins, les presqu’accidents et les incidents. Dans cette description de l’événement, l’association du danger au poste de travail permet de mettre à jour en temps réel l’accidentologie associée au Document Unique.
Un enregistrement des actions de correction garantit le traitement immédiat de l’événement. Afin d’assurer la traçabilité de cette déclaration, vous pouvez importer l’ensemble de vos documents et photos illustrant la déclaration.
Analyse des événements
La détermination des dangers associés et des causes permet la génération de statistiques sécurité avec la mise à jour d’un critère « accidentologie » dans le Document Unique (DUER) et dans l’Évaluation des Risques Professionnels (EvRP).
L’analyse intègre un suivi du plan d’actions associé afin d’éviter le renouvellement de l’événement sécurité.
Traitement des actions de correction
La fonctionnalité « actions de traitement » centralise l’ensemble des actions intégrées dans les différents événements. Grâce à une gestion des droits, chaque pilote visualise l’ensemble de ses actions de traitement ainsi que leur état.
Visualisation des statistiques liés aux événements
Le moteur interne de génération de statistique met à disposition, à des fins de reporting, une base de statistiques standards permettant de paramétrer les tableaux de bord sécurité (taux de fréquence, taux de gravité, etc.).
Pour des statistiques plus complexes, SymaleaN possède une fonctionnalité de « statistiques personnalisées » offrant la possibilité de requêter n’importe quelle donnée et générer ses propres statistiques.
Génération du rapport PDF
Lors de la déclaration et de l’analyse, le rapport d’accident ou d’événement est généré en PDF afin de faciliter la communication.
Tests en situation d’urgence
Dans le cadre de la préparation et de la réponse à la sécurité contre les incendies, chaque organisation doit réaliser des tests en situation d’urgence.
- Afin de s’assurer qu’en cas d’accident, le plan d’intervention d’urgence est bien respecté et que celui-ci est toujours adapté. Le plus connu : le test d’évacuation incendie / test d’évacuation incendie.
- La fonctionnalité « tests en situation d’urgence » de SymaleaN, propose un module permettant de planifier, de suivre et d’enregistrer les tests mais aussi de réaliser l’analyse et le traitement des actions associées.
Détail de la fonctionnalité
Planification des visites
Planifiez vos tests en situation d’urgence en renseignant le processus rattaché au test, le type, les dates de réalisations, la désignation des personnes informées du test, et le secteur. Vous pouvez ajouter en information les documents de références, et des pièces jointes.
Visualisez en temps réel le planning des tests et l’état de leur réalisation (réalisé, planifié, en retard).
Enregistrement du test en situation d’urgence
Enregistrez directement sur SymaleaN vos rapports de test et renseignez les conditions de réalisation. Au cours du déroulement, enregistrez les principaux dysfonctionnements rencontrés et associez les actions de correction associées. Une matrice d’évaluation vous permet d’évaluer l’efficacité du test et d’obtenir un indice de confiance sur celui-ci.
Génération du rapport PDF
Au cours du renseignement du formulaire, le rapport de test en situation d’urgence est généré en PDF afin de faciliter sa communication.
Visites sécurité
Dans son Leadership, la direction d’une organisation doit mettre en place les actions nécessaires à la sécurité et la santé du personnel.
- Pour s’assurer que les règles et les procédures sécurité sont bien respectées, des audits terrain doivent être réalisés, pour permettre d’identifier les dysfonctionnements détectés.
- La fonctionnalité « Visite Sécurité » de SymaleaN, propose un module simple de création de formulaires. Une fois la planification réalisée dans SymaleaN, chaque collaborateur peut alors réaliser sa visite grâce aux check-lists sur PC, smartphone ou tablette.
Détail de la fonctionnalité
Création des formulaires de visites sécurité
Créez, nommez et composez vos modèles de visites par type, par activité, par secteur grâce aux choix de différents types de blocs (questions, questions multi-choix, cases à cocher, etc.) Intégrez également, des zones de prises de photos pour les prendre en direct sur support smartphone et tablette lors de vos visites sécurité.
Planification des visites sécurité
Planifiez vos visites sécurité en renseignant le secteur visité, les dates de réalisations et la désignation des visiteurs et des visités. Visualisez en temps réel le planning des visites et l’état de leur réalisation (réalisé, planifié, en retard).
Réalisation du rapport de visites sécurité
Intégrez les « actions de traitement » associées à la réalisation des visites. Une centralisation de l’ensemble des actions de traitement permet, grâce à une gestion des droits, et pour chaque pilote, de visualiser l’ensemble de leur état d’avancement.
Synthèse des visites sécurité
Modélisez et visualisez en temps réel les statistiques issues de la réalisation des visites (filtrage par secteur, par période, par activité, etc.).
Génération du rapport PDF
Au cours du renseignement du formulaire, le rapport de visite est généré en PDF afin de faciliter sa communication.
Suivez les moyens de prévention
Un onglet moyen de prévention permet d’enregistrer les moyens de prévention existants mais également de suivre l’avancée des maîtrises opérationnelles planifiées. La modification de l’état d’une maîtrise opérationnelle entraîne la modification de la cotation du Document Unique en temps réel.
Plans de prévention
La fonctionnalité SymaleaN, vous permet de créer et gérer les plans de prévention et de sécurité pour éviter les risques liés à la coactivité des personnes présentes sur le lieu d’une intervention (salariés d’entreprises extérieures).
- Plusieurs types de protocoles sont traités tels que les protocoles de transport, chargement / déchargement / plan particulier de sécurité, permis feu.
- Le logiciel plans de prévention SymaleaN assure la création des documents, leur date de validité, et vous alerte du leur besoin de mise à jour.
- Le responsable du processus reçoit une notification et/ou un mail pour l’informer de cette alerte.Le responsable du processus reçoit une notification et/ou un mail pour l’informer de cette alerte.
Détail de la fonctionnalité
Création des plans de prévention
Pour chaque plan de prévention / sécurité – Protocole de transport, Plan Particulier de Sécurité, Permis feu, vous créez le document directement dans le logiciel afin de faciliter la duplication et la modification pour chacun de vos projets.
Protocole de transport : renseignez les informations des entreprises extérieures intervenantes, un paramétrage vous permet de sélectionner les informations présentes sur le plan de masse, ainsi que toutes les informations concernant le matériel de chargement.
Plan de sécurité : renseignez les informations des entreprises extérieures intervenantes avec la planification de leur présences ainsi que les personnes responsables.
Détaillez les actions lors de l’inspection commune avec la date de réception.
La notion de risques et sécurité est détaillée pour informer les dangers et les mesures de prévention mises en place ou à mettre en place par la nomination d’un responsable.
Les informations liées aux matériels utilisés est aussi inscrites directement sur le logiciel de suivi des plans de prévention.
Permis feu : renseignez les dates du travail exécuté avec le nom de l’émetteur, de l’entreprise exécutante et du responsable d’exécution.
Vous pouvez détailler par la suite l’ensemble des conditions d’exécution (délimitation de la zone de danger, retrait des produits inflammables…) L’import du plan moyen d’extinction est possible depuis le logiciel.
Les informations liées aux précautions à prendre peuvent être détaillées par risques particuliers.
Suivre les plans de prévention
A chacun de vos documents (Permis feu / Protocole de Transport / Plan Particulier de Sécurité) , renseignez le prestataire ou le sous-traitant associé au document.
L’intégration de la date de validation et de la date de validité vous garantit d’être alerté dès que le document arrive à expiration.
Gérez les échanges avec vos fournisseurs et sous-traitants
La fonctionnalité « échange et historique des échanges » vous donne la possibilité d’envoyer directement à vos partenaires le document en PDF par la plateforme SymaleaN et de suivre les retours de signatures.
La traçabilité, les échanges et la communication de vos plans de prévention sont alors garantis.
Signatures électroniques
La fonctionnalité « signatures électroniques » vous permets d’envoyer vos plans de préventions directement depuis le logiciel SymaleaN et ainsi recevoir la signature Universign des entreprises collaboratrices.