Il dato parla da solo : secondo BDO, il 73% delle aziende gestisce ancora i propri infortuni sul lavoro e malattie professionali su Excel ; uno strumento accessibile e versatile, ma che non è mai stato concepito per trattare dati complessi e sensibili come quelli legati alla salute e alla sicurezza sul lavoro.
Integrare le funzionalità QHSE negli ERP esistenti e favorire un sistema di gestione collaborativo diventa quindi una priorità per le organizzazioni che vogliono uscire da questa dipendenza dal foglio di calcolo, con i rischi di errore e di perdita di informazioni che ne conseguono.
Cosa richiede un percorso di certificazione
Per implementare una certificazione (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001...), un'organizzazione deve solitamente assumere un responsabile QSE, creare la documentazione di ogni processo, nonché le procedure e le istruzioni operative dell'azienda. È necessario prevedere circa sei mesi di lavoro per riuscirci.
Deve poi creare tutti gli strumenti di monitoraggio delle prestazioni : file di tracciamento delle non conformità, file di monitoraggio degli audit, indicatori, ecc. È proprio in questa fase che la proliferazione dei file Excel inizia a mostrare i suoi limiti: ogni nuovo processo aggiunge un file in più da sincronizzare manualmente con gli altri.
Il vantaggio di portare con sé il proprio sistema di gestione
L'altro vantaggio della digitalizzazione è, naturalmente, la possibilità di portare il proprio sistema di gestione su smartphone e tablet. Consultare i dati e le prestazioni del proprio sistema di gestione in tempo reale, da qualsiasi luogo connesso. Se il titolare dell'azienda è spesso considerato il pilota dell'aereo, allora questo pilota può ora accedere al suo cruscotto anche se non si trova fisicamente a bordo.
Cosa è cambiato dagli inizi della digitalizzazione QHSE
Dalle prime generazioni di strumenti QHSE, la digitalizzazione ha fatto un ulteriore passo avanti: l'intelligenza artificiale interviene ora come assistente, non come automa che decide al posto dei team. Può, ad esempio, facilitare l'inserimento di una non conformità, rilevare cause ricorrenti nello storico degli incidenti o agevolare il monitoraggio normativo di fronte a standard in costante evoluzione : la norma ISO 14001 è stata revisionata nell'aprile 2026, e la revisione della ISO 9001 è attesa per l'autunno dello stesso anno. In un contesto normativo così mutevole, un sistema di gestione basato ancora su Excel diventa particolarmente difficile da mantenere aggiornato.
