La cifra habla por sí sola : según BDO, el 73% de las empresas aún gestiona sus accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (AT/MP) en Excel; una herramienta accesible y versátil, pero que nunca fue diseñada para procesar datos tan complejos y sensibles como los relacionados con la salud y la seguridad laboral.
Integrar las funcionalidades QHSE en los ERP existentes y fomentar un sistema de gestión colaborativo se convierte, por tanto, en una prioridad para las organizaciones que desean abandonar esta dependencia de las hojas de cálculo, con los riesgos de error y pérdida de información que ello conlleva.
Lo que requiere un proceso de certificación
Para implementar una certificación (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001...), una organización generalmente debe contratar a un responsable QSE, crear la documentación de cada proceso, así como los procedimientos y modos operativos de la empresa. Se deben prever unos seis meses de trabajo para lograrlo.
Posteriormente, debe crear todas las herramientas de seguimiento del desempeño : archivos de seguimiento de no conformidades, archivos de seguimiento de auditorías, indicadores, etc. Es precisamente en esta etapa donde la multiplicación de archivos Excel comienza a mostrar sus límites : cada nuevo proceso añade un archivo más que debe sincronizarse manualmente con los demás.
La ventaja de llevar consigo su sistema de gestión
La otra ventaja de la digitalización es, por supuesto, poder llevar el sistema de gestión en el smartphone o la tableta. Consultar los datos y el rendimiento del sistema de gestión en tiempo real, desde cualquier lugar con conexión. Si al director de la empresa se le considera a menudo el piloto del avión, ahora este piloto puede acceder a su panel de control incluso si no está físicamente en la cabina.
Lo que ha cambiado desde los inicios de la digitalización QHSE
Desde las primeras generaciones de herramientas QHSE, la digitalización ha dado un paso más : la inteligencia artificial interviene ahora como asistente, no como un autómata que decide en lugar de los equipos. Puede, por ejemplo, facilitar el registro de una no conformidad, detectar causas recurrentes en el historial de incidentes o facilitar la vigilancia normativa ante normas en constante evolución : la ISO 14001 fue revisada en abril de 2026, y la revisión de la ISO 9001 se espera para el otoño del mismo año. En un contexto normativo tan cambiante, un sistema de gestión que sigue basándose en Excel resulta especialmente difícil de mantener actualizado.
