Application de pilotage des systèmes QHSE

Chaque objectif opérationnel intègre un domaine (QHSE) et peut être rattaché à un ou plusieurs objectifs stratégiques. Pour chacun des objectifs opérationnels, un pilote d’action est désigné et recevra une notification pour la mise en place de cet objectif. Le délai d’atteinte souhaité pour cet objectif peut également être ajouté. Une ou plusieurs actions pourront être mises en place et seront accessibles dans le plan d’actions général du logiciel. Afin de suivre l’atteinte de l’objectif, un suivi du plan d’actions associé est réalisé.

Le tableau de bord des indicateurs permet de visualiser en temps réel le résultat, l’atteinte de l’objectif ainsi que la tendance par rapport au mois précédent. Afin de faciliter la lecture, plusieurs tris sont possibles : par processus, par domaine, par état…

Les indicateurs sont automatiquement mis à jour, avec pour objectif un travail collaboratif pour l’optimisation des résultats.

Le logiciel permet une visualisation graphique de l’indicateur. Il est possible d’intégrer cette visualisation graphique sur la page d’accueil de l’utilisateur.

Dans le logiciel plan d’action QSE, des champs pré-paramétrés garantissent une description affinée de l’action (produit ou processus concerné, type d’action, priorité, etc…). Les documents, photos et vidéos associés pourront être importés dans cette description. Dans le cas d’un support smartphone ou tablette, la fonctionnalité intègre la prise de photos en direct.

Une fois le délai d’action renseigné, le pilote d’action est alerté par une notification interne et/ou par mail d’une nouvelle action à réaliser. L’enregistrement de la date et des coûts associés sont ensuite intégrés.

En cas de dépassement des délais, le paramétrage de SymaleaN permet de générer des relances automatiques à fréquence définie.

Le logiciel permet de visualiser graphiquement l’indicateur et de l’intégrer sur la page d’accueil de l’utilisateur

Conformément aux différents référentiels ISO, l’efficacité des actions doit être vérifiée. SymaleaN intègre la possibilité de choisir un vérificateur ainsi que le délai de vérification. Celui-ci sera informé par notification mail d’une vérification à effectuer.

Au sein du plan d’actions, un tableau de bord « actions » est généré automatiquement afin de visualiser le reporting d’avancement (actions réalisées, en cours, répartition par type, etc.).

Un formulaire de déclaration des non-conformités ou des réclamations assure le renseignement de toutes les informations (description, processus associé, impact, nature, etc…). L’utilisation avec un support smartphone ou tablette garantit la prise de photos intégrées au rapport. Une fois renseignée, la déclaration d’anomalie est transmise au pilote d’analyse et au pilote de traitement

SymaleaN dispose des outils nécessaires à l’analyse de l’anomalie (Diagramme 7M et arbre des causes). Ainsi, les actions ou les propositions d’actions issues de l’analyse pourront directement être intégrées dans le plan d’actions.

L’enregistrement des « actions de traitement » garantit un suivi par responsable des actions de correction. De plus, un suivi des coûts de la non-conformité ou de la réclamation permettra de générer un bilan financier des anomalies.

La réalisation du traitement entraîne une notification au responsable QSE pour clôturer l’anomalie.

Une fonctionnalité « diffusion » permet d’échanger sur l’anomalie directement dans la fonctionnalité SymaleaN. Transmettez par mail le rapport PDF associé. Ainsi, la traçabilité des échanges et la consultation par tous est assurée.

Un tableau de bord « Anomalies » est généré automatiquement afin de visualiser le reporting (Anomalie par type, par processus, les coûts associés, etc.).

La planification des revues est effectuée au moyen d’un « plan de revue » qui intègre le type, l’objectif et les processus concernés, mais aussi les responsables, les organisateurs et les participants.

L’utilisateur pourra transformer les rapports en « rapports types« .

Le rapport de révision est saisi directement dans la fonctionnalité SymaleaN en remplissant les champs préalablement sélectionnés dans la configuration du modèle.

Les plans d’actions peuvent être intégrés dans le rapport de la revue et peuvent être liés au plan d’action général de la solution.

L’onglet diffusion permet d’envoyer les revues par mail au format PDF. Le suivi des échanges est disponible dans SymaleaN.

La planification de l’audit comporte un plan permettant d’intégrer le type d’audit, son objet et son périmètre, ainsi que les audités et les auditeurs. Les programmes pourront être intégrés grâce à l’importation des documents externes PDF

La saisie du rapport d’audit est directement réalisée sur SymaleaN avec l’intégration des commentaires, des constats, des écarts ou non-conformités et du plan d’actions. Intégrez-les intégrés directement dans les modules « non-conformités » et « plan d’actions » afin d’assurer leur suivi. Une matrice d’évaluation paramétrable permet de générer un indice de confiance de l’audit.

Une fonctionnalité « Diffusion » permet d’échanger directement sur l’audit et de transmettre par mail le rapport PDF associé. Visibles par tous, la traçabilité des échanges est ainsi assurée.

Un tableau de bord « Audits » est généré automatiquement ce qui permet de visualiser le reporting (taux de réalisation, nombre de non-conformités, nombre d’actions générées, indice de confiance des processus, etc.).