La malédiction des fichiers Excel
Pour mettre en place la certification (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45000…), une organisation doit : recruter un responsable QSE, créer la documentation de chaque processus, ainsi que les procédures et les modes opératoires de l’entreprise. Il faut prévoir environ six mois de travail pour y parvenir.
Enfin, elle doit créer l’ensemble des outils de suivi de la performance : fichiers de suivi des non-conformités, fichiers de suivi des audits, des indicateurs, etc.
Pour gérer son système de management, on considère qu’une entreprise de 100 personnes doit mettre en place des dizaines de fichiers Excel. La malédiction des fichiers Excel ne fait que commencer !
Une fois certifiée, le responsable QSE de l’entreprise va exploiter ses fichiers : il va passer 25% de son temps à les requêter pour définir les tableaux de bord. Les conséquences sont facilement imaginables : perte de temps (et pire de données), manque de réactivité de l’information et des prises de décision.
Pourquoi ne pas intégrer l’ensemble des données dans le système d’information existant ?
Un logiciel de gestion standard permet de gérer des données comptables, de production, de stocks mais aussi les outils pour piloter l’entreprise. Pourtant, on se rend compte que ce n’est pas le cas pour la notion de pilotage.
Il n’y a pas de notion de gestion des indicateurs Qualité, Sécurité, Environnement, de gestion des audits, de revues de performance dans ces outils. L’entreprise doit créer ses fichiers Excel pour générer les informations de pilotage.
On pourrait tout à fait intégrer ces notions dans les logiciels existants mais à la condition de réaliser des développements spécifiques pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros, ce qui est incompatible avec les ressources d’une PME ! Le résultat est que 95% des entreprises – grands groupes compris – gèrent leur système de management sur des fichiers Excel.
Une démarche d’amélioration continue
Dans un flux standard, les systèmes de management QSE sont donc « tirés » par le responsable QSE.
C’est la colonne vertébrale du système. Retirez-le et votre système de management s’arrête ! Il existe pourtant une solution : responsabiliser davantage les chefs de service en rendant plus collaboratif le système de management.
C’est à cette seule condition que le métier du responsable QSE peut évoluer.
Il ne passera plus son temps à collecter puis requêter les informations, il pourra proposer des actions d’amélioration et aider les responsables de service dans le maintien de leur certification.
Des solutions logicielles dédiées existent déjà. Elles s’interfacent avec les ERP existant et rendent la certification plus dynamique, plus active. Le responsable QSE devient davantage le « support » des responsables de processus. Les services de l’entreprise peuvent sortir des statistiques en temps réel, obtenir de nouveaux indicateurs comme l’indice de performance fournisseurs pour un responsable achat par exemple.
Exit la vision métier, très quotidienne, bonjour la prise de recul sur l’activité avec de nouveaux outils, pour mieux piloter et réagir.
En résumé, utiliser un logiciel Qualité Sécurité Environnement pour le responsable QSE, c’est 25% de temps en moins passé sur la rédaction et le reporting. Pour le pilote de processus, c’est plus de visibilité et de performance sur son activité, et enfin, pour la direction générale, c’est obtenir des tableaux de bord en temps réel et la possibilité d’agir en conséquence.
Prochaine étape, des données connectées ?
Le gros avantage de la digitalisation de la certification, c’est de pouvoir passer d’un système « mono-homme » avec des outils artisanaux, à un système collaboratif.
Dit autrement à une « professionnalisation » de la profession.
Dans un futur proche, on pourra aller un cran plus loin encore : au lieu de saisir ses informations, celles-ci remonteront du terrain toutes seules ! Prenons le cas d’un suivi kilométrique sur les voitures, l’information doit pouvoir remonter de façon autonome. Sur des données de maintenance également, les machines peuvent être connectées pour pousser l’information.
L’autre intérêt de la digitalisation, c’est bien sûr de pouvoir transporter le système de management sur smartphone & tablette. Consulter les données du système de management et sa performance en temps réel depuis n’importe quel endroit connecté.
Si le chef d’entreprise est souvent considéré comme le pilote de l’avion, alors le pilote pourra accéder à son tableau de bord, même s’il n’est pas dans l’appareil. L’optimisation de la performance de l’entreprise au bout du smartphone, bientôt une réalité !
