Veille règlementaire

Dans une organisation certifiée ou non, la veille règlementaire HSE peut être intégrée en tant que processus à part entière.

Celui-ci a pour objectif l’identification des textes applicables, leur évaluation par rapport à l’entreprise et le suivi de leur conformité.

L’intégration d’une veille règlementaire HSE est primordiale puisqu’elle doit permettre de respecter les exigences normatives de l’ISO 14001 version 2015 (6.1.3- obligations de conformité) et ISO 45001 (6.1.3 – Détermination des exigences légales et autres exigences).Surtout, la veille garantit la prévention en limitant le potentiel risque de non-conformités (accidents, contrôle état, perte de productivité, etc..)

Les 4 points essentiels

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Identification des textes et exigences applicables

La première étape dans la mise en place d’un processus de veille règlementaire est d’établir la liste des textes applicables.

Cette action a pour objectif d’obtenir un fond documentaire constitué des textes et de règlements associés à l’activité de l’entreprise ou de l’organisation.

Mais l’identification des textes n’est pas suffisante. L’organisation doit identifier les exigences applicables en fonction de ses activités.

En ce sens, un texte peut contenir plusieurs exigences qui seront plus ou moins applicables à l’entreprise. La veille règlementaire devra porter seulement sur les exigences applicables.

Évaluation de conformité

Pour chaque exigence applicable à l’organisation, une évaluation de la conformité doit être réalisée, et mise à jour à chaque évolution de ces exigences.

En cas de non-conformité, l’entreprise devra réaliser une déclaration selon sa procédure décrite en interne.

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Etablissement du plan d’actions de mise en conformité

Après l’analyse des non-conformités déclarées, l’organisation devra mettre en place les actions associées (préventives, curatives, correctives ou de progrès).

Ces actions devront être suivies sur un plan d’actions avec une vérification de leur efficacité.

Mise en œuvre du plan d’actions

Un changement de l’organisation de l’entreprise, création d’une nouvelle activité ou une évolution règlementaire peuvent impacter les exigences applicables et donc la conformité de l’organisation.

Il est donc nécessaire de mettre en place une veille règlementaire « dynamique » afin de réajuster le plan d’actions associées.Des audits de conformité pourront être planifiés afin de vérifier si la liste des exigences applicables est toujours à jour, si aucune non-conformité est présente et si le plan d’actions est réalisé et vérifié.

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