Tanto en una organización certificada como en una que no lo esté, la vigilancia normativa HSE puede integrarse como un proceso independiente.
Su objetivo es la identificación de los textos aplicables, su evaluación en relación con la empresa y el seguimiento de su cumplimiento.
La integración de una vigilancia normativa HSE es fundamental, ya que permite respetar los requisitos normativos de la ISO 14001 versión 2015 (6.1.3 - obligaciones de cumplimiento) y la ISO 45001 (6.1.3 - Determinación de los requisitos legales y otros requisitos). Sobre todo, la vigilancia garantiza la prevención al limitar el riesgo potencial de no conformidades (accidentes, inspecciones estatales, pérdida de productividad, etc.).
El primer paso para implementar un proceso de vigilancia normativa es establecer la lista de textos aplicables.
Esta acción tiene como objetivo obtener una base documental compuesta por los textos y reglamentos asociados a la actividad de la empresa u organización.
Sin embargo, identificar los textos no es suficiente. La organización debe identificar los requisitos aplicables en función de sus actividades.
En este sentido, un texto puede contener varios requisitos que serán más o menos aplicables a la empresa. La vigilancia normativa debe centrarse únicamente en los requisitos aplicables.
Para cada requisito aplicable a la organización, debe realizarse una evaluación de la conformidad, la cual debe actualizarse ante cualquier cambio en dichos requisitos.
En caso de no conformidad, la empresa deberá realizar una declaración siguiendo su procedimiento interno.
Tras el análisis de las no conformidades declaradas, la organización deberá poner en marcha las acciones asociadas (preventivas, curativas, correctivas o de mejora).
Estas acciones deberán seguirse mediante un plan de acciones con una verificación de su eficacia.
Un cambio en la organización de la empresa, la creación de una nueva actividad o una evolución normativa pueden afectar a los requisitos aplicables y, por tanto, a la conformidad de la organización.
Es necesario, por tanto, implementar una vigilancia normativa «dinámica» para reajustar el plan de acciones asociado. Se podrán programar auditorías de conformidad para verificar si la lista de requisitos aplicables sigue actualizada, si no existe ninguna no conformidad y si el plan de acciones se ha llevado a cabo y verificado.
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